Méně papírování, více ze života: Proč moderní podnikatelé přecházejí na on-line fakturaci

Hory papírů, nepřehledné tabulky a pátrání po údajích na doklady kradou podnikatelům drahocenný čas. Čas, který byste raději věnovali rozvoji svých projektů, rodině nebo odpočinku. Proto tisíce podnikatelů ročně odkládají excelové tabulky a volí nástroje, které rutinní úkoly vyřeší za ně. Hlavním hrdinou této digitální transformace je online fakturace.

Sbohem, ruční párování plateb

Když vystavujete jen pár faktur měsíčně, možná vám ruční kontrola bankovního účtu a hledání plateb přijdou zvládnutelné. Jakmile se ale z jednotek faktur stanou desítky, rutinní párování plateb se promění ve zdlouhavý proces náchylný k chybám.

Moderní fakturační systémy to řeší elegantně. Propojíte fakturaci se svou bankou a program automaticky pozná, když platba dorazí. Podle variabilního symbolu ji spáruje se správným dokladem a označí jej jako uhrazený. Vy do procesu zasahujete jen v momentě, kdy klient na symbol zapomene. Šetříte tak hodiny měsíčně, které můžete věnovat smysluplnější práci.

Fakturujte klidně z gauče

K tomu, abyste měli přehled o svých financích, už nepotřebujete sedět u pracovního stolu. On-line fakturace funguje v cloudu, takže se k ní přihlásíte z notebooku, tabletu i mobilu – ať už jste v kanceláři, na cestách, nebo si zrovna užíváte kávu na balkoně.

Hlavní výhody online fakturace jsou:

• Rychlost: Fakturu vytvoříte a odešlete z mobilu zhruba za minutu. Většinu údajů totiž nástroj vyplní za vás z veřejných rejstříků, ceníku nebo adresáře kontaktů.
• Přehled: Okamžitě vidíte, kdo vám dluží a kolik jste tento měsíc vydělali.
• Automatizace: Systém za vás pohlídá pravidelné faktury a odešle upomínky zapomnětlivým klientům.

Bezproblémová spolupráce s účetním

Posílání krabic s doklady a nepřehledné e-maily s PDF přílohami už dnes nedávají smysl. Online fakturační systémy totiž umožňují snadné sdílení dat. Ke svému účtu můžete přidat další uživatele – například asistentku nebo přímo svého externího účetního. Ten může dokonce s fakturačním nástrojem propojit svůj účetní systém.

Účetní si pak všechny podklady stáhne sám, nebo si je rovnou naimportuje do svého účetního softwaru. Celý proces je transparentní, bezpečný a šetří čas oběma stranám.

Profesionalita na první pohled

Faktura je vizitka vašeho byznysu. Profesionálně vypadající doklad s vaším logem, firemními barvami a digitálním podpisem vzbuzuje u klientů důvěru. V online fakturačních nástrojích si proto vzhled faktury vyladíte na pár kliknutí.

Nástroje navíc na faktury automaticky přidávají QR kód pro rychlou platbu. Klient nemusí nic ručně přepisovat, stačí mu namířit mobil na obrazovku a zaplatit. Čím méně překážek klientovi do cesty postavíte, tím dříve budete mít peníze na účtu.

iDoklad: ideální nástroj pro začátečníky i profíky

Jedním z nejoblíbenějších online fakturačních nástrojů je český iDoklad. Obsahuje všechny funkce a výhody, které jsme v článku zmínili.

Nezáleží na tom, jestli se do podnikání teprve opatrně pouštíte při zaměstnání, nebo už vedete zavedenou firmu. iDoklad je navržen tak, aby vyhovoval všem typům podnikatelů. Pro začínající a malé živnostníky je to skvělý způsob, jak do administrativy vnést řád hned od prvního dne.

Tip pro start: Pokud máte do pěti pravidelných odběratelů, můžete iDoklad využívat v rámci bezplatné verze. Jakmile vaše podnikání povyroste, snadno přejdete na pokročilejší funkce bez nutnosti měnit systém.

Kompletní přehled funkcí a služeb v iDokladu najdete zde: www.idoklad.cz/vlastnosti

Zdroj obrázku: F8 \ Suport Ukraine / stock.adobe.com